1. Organisasi
Secara umum organisasi berarti sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Unsur-unsur yang membentuk organisasi:
a. Man (orang-orang)
b. Kerjasama
c. Tujuan Bersama
d. Peralatan (Equipment)
e. Lingkungan (Environment)
2. Bentuk-bentuk Organisasi Perusahaan
Berdasarkan pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang, dan tanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk, yaitu organisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi garis dan staf, dan organisasi fungsional dan garis/lini. Organisasi garis pada umumnya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawannya sedikit, dan spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan.
Pada bentuk organisasi garis dan staf terdapat satu atau beberapa tenaga staf. Staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu, yang bertugas memberi nasihat dan saran sesuai dengan bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi yang bersangkutan. Bentuk organisasi fungsional dan lini merupakan kombinasi antara bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi lini.
3. Syarat-syarat Personal
Personal kantor atau pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kantor, baik instansi pemerintah maupun swastadan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama. Meskipun demikian, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat tertentu.
Sebaiknya seorang pegawai kantor memiliki kepribadian dan kemampuan kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia keahliannya karena seorang pegawai kantor itu bertugas sebagai pengelola dan pelayanan informasi.
Adapun syarat-syarat pegawai kantor setidaknya ada tiga.
a. Persyaratan pengetahuan
Syarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukkan apa yang disebut STTB atau ijazah.
b. Persyaratan Keterampilan
Syarat keterampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan
berhasil. Pegawai kantor harus melakukan pekerjaan kantornya dengan cermat dan baik, sehingga pekerjaanya berkualitas tinggi.
c. Persyaratan Kepribadian
Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut:
a) Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara.
b) Sifat bersih dan rapi.
c) Sikap luwes dan berbusana serasi.
d) Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri.
e) Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan keterampilan kerja.
f) Sifat kerohanian.
Pendapat lain tentang syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang karyawan kantor adalah sebagai berikut.
1) Loyalitas
2) Ketekunan dan kerajinan
3) Kesabaran
4) Kerapian
5) Dapat menyimpan rahasia
Salah satu cara untuk memperjelas apa yang menjadi tujuan atau harapkan perusahaan adalah dengan membuat peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis dan disepakati kedua belah pihak tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan dan karyawan dapat diatasi dengan lebih baik. Peraturan tersebut bisa berbentuk pedoman, prosedur dan aturan kerja di perusahaan.
4. Pedoman Kerja
Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Pedoman kerja bertujuan antara lain sebagai berikut:
a. Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
b. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
c. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.
d. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
e. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
f. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
g. Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
h. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi berikut ini.
a. Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
b. Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
c. Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain:
a. Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.
b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
d. Alat untuk mengetur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.
f. Alat perencanaan kerja dan pengembangnya di kemudian hari.
g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
i. Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.
5. Prosedur kerja, Tata Kerja dan Sistem Kerja
Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standar Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Suatu pola dalam melaksanakan pekerjaan itulah yang dinamakan dengan sistem kerja.
Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja, antara lain adalah sebagai berikut:
a. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja penting artinya karena merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanan operasinal perusahaan sehari-hari.
b. Melalui tenaga kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang dibuat dengan cepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan secepat-cepatnya.
c. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat, baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja.
Dalam penyusunan prosedur kerja tata kerja, dan sistem kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut.
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan dalam bentuk manual (dicetak).
b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.
c. Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dn disesuaikan dengan kondisi terkini.
Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
d. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
e. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
6. Prinsip-prinsip Penyusunan Prosedur kerja
Mengingat pentingnya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut:
a. Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
h. Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas.
i. Penyusunan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku pedoman.
7. Simbol-simbol dalam prosedur kerja
a. Jenis-jenis Simbol
Simbol-simbol dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut, antara lain adalah sebagai berikut.
1) Lingkaran Besar
Lingkaran besar menunjukkan operasi (operation) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk). Bila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi dengan huruf T artinya dikerjakan dengan mesik ketik (typewriter).
2) Belah Ketupat
Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian (diamond) adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control atau check) mengenai mutu atau kualitas (quality).
3) Segi Empat Bujur Sangkar
Segi empat bujur sangkar atau menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity). Apabila dibubuh dengn huruf D berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
4) 
Segi Tiga Terbalik
Segi tiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage) secara tetap(permanent).
5) 
Segi Tiga Ganda Terbalik
Simbol ini menunjukkan penyimpanan untuk sementara (temporary).
6) 
Lingkaran Kecil
Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport).
7) 
Anak Panah
Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.
b. Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur
Simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur kerja bermanfaat untuk mengetahui:
1) Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.
2) Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
3) Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
4) Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
5) Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6) Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
7) Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.
8. Aturan Kerja
Manajemen perusahaan memiliki hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau di luar kewajaran dapat merusak bisnis. Sangat berisiko apabila manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah memiliki pandangan yang sama dengannya. Untuk itu, salah satu cara yang terbaik untuk memperjelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawan-karyawannya adalah dengan membut aturan kerja yang umum.
Aturan kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum mengenai perilaku didalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi semua pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan, atasan langsung dari pegawai dan pegawai atau staf secara keseluruhan. Berikut ini adalah contoh aturan kerja dalam perusahaan dan disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.
1) Waktu dan Kehadiran Kerja
a. Penetapan waktu kerja didasarkan kepaada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku.
b. Waktu kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam satu minggu.
c. Jam kerja di perusahaan adalah 7 (tujuh) jm sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.
d. Waktu dan jam kerja diperusahaan diatur sebagai berikut:
1) Nonoperasional
Hari Senin s/d Jumat: jam 08.00 – 12.00
12.00 – 13.00 istirahat
Hari Sabtu jam 08.00 – 13.00
2) Operasional
Hari dan jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan dengan bekerja dalam shift (pagi, siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang telah ditetapkan atasannya.
e. Jam istirahat tidak diperhitungkan sebagai jam kerja.
f. Pekerjaan yang dilakukan lebih dari 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja lembur.
g. Setiap perubahan jam kerja oleh perusahaan diberitahukan sebelumnya kepada pegawai dengan tenggang waktu yang layak.
h. Bagi pegawai yang melakukan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaan.
i. Setiap pegawai wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.
j. Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan perusahaan setiap masuk ke danpulang daari tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain mencatatkan waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib.
k. Keterlambatan masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir dan ketidakhadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan ijin tertulis atasan langsung dengan alasan-alasan yang dapat diterima.
l. Pegawai yang tidak masuk kerja karena sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima perusahaan, wajib memberitahukan kepada atasannya selambat-lambatnya pada saat yang masuk kerja. Apabila ketidakhadiran karena:
1) Sakit lebih dari 2 (dua) hari diwajibkan memberikan surat keterangan dokter sesegera mungkin atau setelah masuk kerja kembali.
2) Hal-hal lainnya, pegawai diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis.
m. Pada waktu kerja pegawai diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan Perusahaan atau Papan Nama (Name Tag) yang ditempatkan sebelah kiri atas dari kemeja atau blouse untuk wanita. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor atau tempat kerja atau tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia sert mengisi formulir izin.
2) Pakaian Seragam
a. Pegawai tertentu yang tugasnya demi keseragaman diharuskan memakai pakaian kerja.
b. Pakaian kerja disediakan Perusahaan untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja yang berlaku, dan diatur dalam peraturan tersendiri.
c. Setiap pegawai yang mendapatkan pakaian kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja.
d. Pada waktu kerja pegawai diwajibkan mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.
3) Keselamatan dan Kesehatan Kerja
a. Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga ketertiban, keamanan, kebersihan, dan keselamatan kerja maupun dilingkungan kerjanya.
b. Apabila pegawai menemui hal-hal yang dapat membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera melaporkan kepada pimpina atau atasan.
c. Setiap pegawai wajib mempergunakan alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan mengenai keselamatan dan perlindungan kerja yang berlaku.
d. Setiap pegawai dilarang membawa, memindahkan dan meminjam kan alat/perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang berwenang.
4) Kewajiban Pokok Pegawai
a. Setiap pegawai wajib melaksanakan peritah/petunjuk dari atsan dengan penuh tanggung jawab.
b. Menaati tata tertib/peraturan perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Memberikan keterangan/laporan yang sebenarnya mengenai pekerjaan kepada Perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya.
d. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan semua keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya.
e. Memelihara dan menjaga barang-barang milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya.
f. Mengemukakan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran yang ditetapkan untuk itu.
